為了做好我院黨政公文收發和檔案管理工作，使之規範化、製度化☑️，根據學校要求，結合我院實際🫲🏽，特製定本辦法。
一、學院公文的主要種類
（一）決定：用於對重要事項、重大行動或重大事件做出的安排。
（二）決議：用於經會議討論通過並要求貫徹的事項。
（三）通知：用於發布規章製度🖤，轉發上級要求下級單位辦理和需要周知或共同執行的事項。
（四）報告：用於向上級機關匯報工作🚲、反映情況、提出建議。
（五）請示：用於向上級機關請求指示、批準的事項。
（六）規定👳🏽：用於特定範圍內的工作和事務，製定具有約束力的行為規範💪🏻。
（七）合同：用於以學院名義對外簽定的、具有法律效力的各類契約。
（八）函：用於相互商洽工作🍰，詢問和答復問題🗒，請求批準和答復審批事項等🍦。
同時還有通告、通報以及其它一些公文等🂠，均應按有關規程行文✴️。
二🛩、行文發文程序
（一）經主管領導同意或根據領導安排🧊、要求，對上級或對外行文。
（二）對上級🦸🏽♀️、對外行文必須經主管領導審核簽批，方可打印、用印、發出。
三、收文處理程序
（一）學院辦公室由專人負責公文的登記、編號、分類。
（二）按文件內容分類處理☪️👨🏼🦳：校黨發（吉大黨字）、校發文件（吉大校字）🙇🏽♂️，同時送書記🏌🏼、院長閱；黨委辦公室🧻🥷🏿、組織部等黨務部門文件👨🏽🦱，送書記閱💟；校長辦公室、教務
處、科研處🐢、研究生院🎴、實驗室與設備管理處☝🏻💁🏼♂️、後勤管理處等職能部門文件🤼♂️、通知等，分別送分管院長閱；學生工作處、團委等與學生管理相關的文件💂🏼♀️🦣，送主管學生
工作副書記閱。
（三）按學院領導的意見⚈🧑🏻🌾，可將有關文件復印，並轉發相關人員🫅🏼🤾🏼♀️，原件統一在辦公室存檔。
四👨🦽➡️、公文立擋
（一）立檔內容🚶🏻♀️➡️⛅️：
1．意昂3体育建院以來的各類文件🧖🏽♀️、資料。
2．合校以來的各類文件及資料。
3．其它需立檔的各類文件及資料👨🏼🏭。
（二）立檔分類♉️：
1．學校黨字🚅、校字文件🚴；
2．學校領導的重要講話；
3．教學管理的重要文件；
4．科研管理的重要文件；
5．研究生管理的重要文件😷；
6．本科生管理的重要文件🚴🏽♀️；
7．其他需要歸檔的文件。
五、其它要求
（一）歸檔文件要有保存價值，能完整、正確記錄學院的主要工作情況。
（二）公文運轉、處理要及時、迅速、準確，保管要有序🕣，查找便捷⚜️。
（三）每年12月底完成全院各類文件、檔案整理、裝訂和編碼工作。
（四）借閱時按借閱規定執行。
2013年10月31日
